Guide de rédaction du gouvernement de l'Ontario

Une publication du Service de traduction du gouvernement

77, rue Grenville, 9^e étage

Toronto (Ontario)  M5S 1B3

Téléphone : 416 327-2711

Télécopieur : 416 327-2753

Révision : mars 2007

ISBN 0-7794-1275-3

Table des matières

Introduction

A- La lettre

• En-tête
• Lieu et date
• Mentions de caractère
• Vedette
• Mentions de référence
• Objet
• Appel
• Corps de la lettre
• Salutation finale
• Signature
• Indications supplémentaires

Modèles de lettres

B- Le communiqué

Modèles de communiqués

C- La note de service

Modèles de notes de service

D- Les majuscules

E- Les numéros de téléphone

F- Dispositions législatives et titres de lois

G- Les noms géographiques

Bibliographie

Introduction

Le Service de traduction du gouvernement a préparé cette nouvelle édition du Guide de rédaction du gouvernement de l'Ontario pour donner des exemples actualisés de notes de service, lettres et communiqués et pour diffuser les nouveaux formats à suivre pour les communiqués (voir pages 33 à 35). Quelques modifications mineures ont également été apportées afin de clarifier certains points en ce qui concerne la présentation des lettres, l'adressage et les titres de loi.

Le Guide offre des exemples qui visent à uniformiser les communications écrites en français au sein du gouvernement de l'Ontario. Il s'agit d'un ouvrage pratique qui ne veut aucunement remplacer les ouvrages de référence existants mais plutôt faire le lien entre ceux-ci et la réalité ontarienne.

Ainsi, pour toute règle de rédaction qui n'est pas décrite dans le présent guide, nous vous recommandons de consulter, d'abord, Le guide du rédacteur du Bureau de la traduction du gouvernement canadien et, ensuite, Le français au bureau, préparé par l'Office de la langue française du Québec. Cet ordre de consultation ne reflète pas une préférence pour un guide en particulier. Nous le préconisons simplement par souci d'uniformisation (au cas où il y aurait contradiction entre les guides).

Pour toute demande terminologique concernant les appellations officielles du gouvernement de l'Ontario, veuillez consulter le site ONTERM à l'adresse suivante : http://www.onterm.gov.on.ca ou appeler la ligne de renseignements terminologiques du Service de traduction du gouvernement au 416 327-2723.

Dans le contexte de la prestation des services en français, le Service de traduction du gouvernement estime qu'il est primordial de promouvoir la qualité de l'expression écrite et d'en favoriser son uniformisation au sein de la fonction publique de l'Ontario. Nous espérons que cet ouvrage contribuera à la réalisation de ces objectifs.

A- La lettre

Il n'y a pas de règle rigide pour la présentation des lettres. Nous vous recommandons toutefois le format suivant, soit la lettre à un alignement. Noter que les lettres contenues dans ce guide sont en majorité fictives, elles ne sont fournies qu'à titre d'exemple.

d

Autres formes acceptables :

• la lettre à deux alignements où les paragraphes et toutes les parties de la lettre sont alignés contre la marge de gauche, sauf la date et la signature qui se trouvent à droite.

• la lettre à trois alignements, où la date et la signature sont à droite et où on utilise les alinéas en début de paragraphe.

(Voir les modèles de lettres suivants:

• lettre à un alignement
• lettre à deux alignements
• lettre à trois alignements)

1. En-tête

• Inscription imprimée sur le papier à lettre.
• Au gouvernement de l'Ontario, les directives régissant la présentation de l'en-tête sont émises par le Conseil de gestion du gouvernement. Veuillez consulter le Visual Identity Manual à ce sujet (accessible dans l'intranet du gouvernement).

À noter que l'appellation anglaise figure toujours en premier lieu, à gauche.

Noter aussi, dans l'en-tête en français, l'emploi du nom complet de la province entre parenthèses, soit (Ontario).

Il est également possible, dans l'en-tête, d'utiliser l'abréviation à deux lettres majuscules, soit ON, qui représente le nom de la province. Dans ce cas, il faut laisser 2 espaces entre l'abréviation et le code postal.

Exemples :

2. Lieu et date

• On doit mettre une virgule entre le lieu et la date.
• On ne met pas de virgule entre le jour et la date, ni entre le mois et l'année, et on ne met pas de ponctuation en fin de ligne.
• On ne met pas de majuscules au jour et au mois.
• On n'abrège jamais.
• Le premier jour du mois, on utilise l'abréviation « l^er » en mettant le « er » en exposant (position supérieure) lorsque cela est possible.

Toronto, le 25 janvier 2007

3. Variantes:

· On omet le nom du lieu s'il est mentionné dans l'en-tête.

Le 25 janvier 2007

· On peut également écrire :

Le jeudi 25 janvier 2007

4. À éviter :

5. jeudi, le 25 janvier 2007

6. 25 janvier '07

7. Mentions de caractère

PERSONNEL

CONFIDENTIEL

RECOMMANDÉ (et non enregistré)

URGENT

PAR AVION

PAR MESSAGER

On écrit ces mentions au-dessus de l'adresse (vedette) sous la date, en majuscules, et on les souligne. Elles sont au masculin parce que les termes « courrier » ou « pli » sont sous-entendus.

8. Vedette

• Nom, titre et adresse (y compris le code postal) du destinataire.
• La vedette est située contre la marge de gauche, quelques interlignes plus bas que les mentions de lieu et de date.
• On ne met pas de ponctuation en fin de ligne.

Exemple:

Monsieur Jean-Louis Giroux
Coordonnateur des services en français
Secrétariat du Conseil de gestion
77, rue Wellesley Ouest, bureau 630
Toronto (Ontario)  M7A 1N3

d. titres de civilité

• Les mots « Monsieur » et « Madame » ne sont pas abrégés et prennent la majuscule dans l'adresse, dans la formule d'appel, dans la formule de salutation finale et lorsqu'on s'adresse directement à la personne. Dans le corps du texte, il est permis de les abréger (M., Mme).
• À noter que le « Ms. » utilisé en anglais n'a aucun équivalent en français. Il est préférable d'employer « Madame » plutôt que « Mademoiselle », « Madame » étant un titre de civilité ne supposant plus la qualité d'épouse.

À éviter : Madelle ou Mad.

e. titres honorifiques et grades universitaires

• En français, on n'indique pas le grade universitaire de la personne dans la vedette.

À éviter :

Monsieur Jean-François Dubuc, Ph. D.

Madame Anne-Marie Renaud, CA

• Les titres « Docteur » et « Maître » peuvent être utilisés lorsqu'on s'adresse à un médecin ou un avocat. La forme abrégée (D^r et M^e) ne s'utilise que devant le patronyme. On utilise ces titres de façon non abrégée lorsqu'on s'adresse directement à la personne.

Exemple : Veuillez agréer, Docteur, mes salutations distinguées.

En Ontario, le titre « honorable » est toujours en usage dans le cas du lieutenant-gouverneur, du premier ministre et des ministres de la province. Bien que l'emploi de ce titre de civilité soit de plus en plus facultatif, le Service de traduction du gouvernement continue à l'utiliser. À ne pas confondre avec la décision du Québec d'abolir l'usage de ce titre pour les ministres de cette province.

Le titre « très honorable » est réservé au premier ministre du Canada, aux anciens premiers ministres fédéraux, au juge en chef de la Cour suprême, au gouverneur général ainsi qu'aux gouverneurs généraux qui ne sont plus en fonction.

L'honorable Marguerite Blais
Ministre des Affaires intergouvernementales
Édifice Mowat, 6^e étage
900, rue Bay
Queen's Park
Toronto (Ontario)  M7A 1C2

• Voir aussi l'usage des majuscules.

f. titres de fonction

• On met habituellement le titre de fonction sous le nom de la personne.

Monsieur Lucien Paré
Directeur

· Voir aussi l'usage des majuscules.

g. adresse

Présentation des adresses

Les autorités en la matière se sont mises d'accord pour adopter une pratique uniforme. Les règles ci-après sont celles préconisées dans Le français au bureau (6^e édition) et Le guide du rédacteur (2^e édition).

Traduction des adresses

En général, ce sont les conseils du Guide du rédacteur qui ont été suivis à ce sujet.

• Noter, dans les exemples ci-après, que la disposition des éléments se rapportant à la livraison (appartement, bureau, étage, édifice) change selon les éléments utilisés :

Service des comités
2^e étage, bureau 1405
édifice Whitney
99, rue Wellesley Ouest
Queen's Park
Toronto (Ontario) M7A 1A2

Division des revenus fiscaux
Ministère des Finances
33, rue King Ouest, 6^eétage
Oshawa (Ontario) L1H 8H5

Secrétariat aux affaires des
personnes âgées de l'Ontario
Édifice Ferguson, 6^eétage
77, rue Wellesley Ouest
Toronto (Ontario) M7A 1N3

Direction du développement
économique régional
Ministère du Développement
du Nord et des Mines
159, rue Cedar, bureau 601
Sudbury (Ontario) P3E 6A5

Bureau, appartement, étage

• Si l'adresse ne comporte que la mention du bureau, de l'appartement ou de l'étage et qu'en plus, on n'a pas de problème d'espace, on indique l'élément en question à la suite du nom de la rue en séparant ces deux éléments par une virgule.

1022, rue Bay, appartement 6

· Par contre, si la ligne comportant le nom de la rue est déjà très longue, le bureau, l'appartement ou l'étage est indiqué sur la ligne précédente.

Bureau 500
77, rue Humber Bay Park Ouest

À éviter :

suite (pour appartement)

apt. (pour app.)

suite, pièce ou chambre (pour bureau)

le dièse (#) pour signifier le numéro d'appartement our de bureau

· Le numéro ordinal précisant l'étage est indiqué en chiffres et est suivi des lettres appropriées en exposant. Noter que les termes « rez-de-chaussée » (pour « ground floor » ou « main floor ») et « 1^er étage » (pour « 1st floor ») sont synonymiques.

1^er étage, bureau 1401
Édifice Whitney

Édifice, tour, aile

· Les génériques « block », « centre », « complex » et « tower » sont traduits par « édifice », « centre », « complexe » et « tour » respectivement.

· L'édifice est toujours indiqué sur la ligne précédant le nom de la rue, qu'il soit accompagné d'autres éléments ou non.

Édifice Ferguson
77, rue Wellesley Ouest

· La mention qui indique la partie d'un édifice ou d'un immeuble (ex. : tour ou aile) et qui est suivie d'un numéro, d'une lettre ou d'un point cardinal doit être inscrite à la suite du nom de l'édifice ou de l'immeuble.

Complexe de la Confédération, tour Est

· Voir aussi l'usage des majuscules.

Numéro d'immeuble, nom de la rue, point cardinal

· On ne traduit en français le terme générique désignant une voie de communication (ex. : street, avenue) que s'il n'y a aucun risque d'ambiguïté. Ainsi, les seuls termes génériques anglais que l'on traduit sont ceux pour lesquels il y a un unique équivalent français, soit « avenue », « boulevard » et « street ». Leurs équivalents français prennent la minuscule et sont respectivement « avenue », « boulevard » et « rue », avec les abréviations « av. » et « boul. » en cas de manque d'espace.

· Si « street », « avenue » ou « boulevard » est précédé d'un adjectif numéral ordinal, on traduit cet adjectif et on met la première lettre de « rue », « avenue » ou « boulevard » en majuscule.

77, 3^e Avenue

226, 9^e Rue

À éviter :

avenue 3^rd

· Par souci de cohérence, si le terme générique du nom de la voie de communication ne se traduit pas, tous les autres éléments figurant sur la même ligne restent en anglais.

55 Spadina Road, Suite 100

· Une virgule sépare normalement le numéro d'immeuble du terme générique et du nom de la voie de communication.

23, rue Yonge

· Toutefois, lorsque le terme générique ne se traduit pas, on ne met pas la virgule entre le numéro et celui-ci.

7 Queen's Park Crescent

À éviter :

7, Queen's Park Crescent

· Les mentions « Nord », « Sud », « Est » et « Ouest » sont placées après le nom de la voie de communication, sans trait d'union et avec la majuscule.

77, rue Wellesley Ouest

35, 9^e Rue Est

· L'abréviation du point cardinal peut être utilisée en cas de manque d'espace, si le terme générique du nom de la voie de communication a lui aussi été abrégé.

1245, boul. Prince de Galles O.

Case postale, succursale

· Si la lettre est adressée à un bureau de poste, on indique le numéro de la case postale et, pour les bureaux de poste secondaires, on indique aussi la succursale. Ces deux éléments peuvent être indiqués sur la même ligne ou sur deux lignes séparées selon la place dont on dispose.

10, avenue Maple
Case postale 108
Succursale B

À éviter :

boîte postale ou casier postal (pour case postale)

station (pour succursale)

· Les abréviations de « case postale » et de « succursale » sont respectivement « C.P. » et « succ. ».

400, avenue Hunter
C.P. 5000, succ. A

À éviter :

B.P., BP ou CP (pour C.P.)

Ville, province et code postal

· Le nom de la province figure entre parenthèses, à la suite du nom de la ville, et est séparé de celui-ci par un seul espace. Noter que dans la vedette cette façon de présenter le nom de la province, en toutes lettres, est recommandée. Quant au code postal, il se met de préférence sur la même ligne et est séparé du nom de la province par deux espaces.

Toronto (Ontario)   M4X 4S4

· L'abréviation ON pour le nom de la province est utilisée uniquement pour les enveloppes ou quand l'espace est limité pour des raisons techniques (enveloppes à fenêtre, envois en nombre). Le code postal est également séparé de l'abréviation ON par deux espaces.

Pour les mêmes raisons techniques, si l'espace est limité, il est également possible d'inscrire le code postal sur la ligne suivante.

9. Mentions de référence

· Les mentions de référence sont facultatives et sont toujours placées entre la vedette et l'appel.

À l'attention de

V/Référence ou V/Réf. (signifie : votre référence)

V/Lettre du   (signifie : votre lettre du... )

N/Référence ou N/Réf. (signifie : notre référence)

Référence

10. Les mentions « V/Référence », « N/Référence » et « Référence » sont suivies de la référence de classement du document ou de dossier.

11. Objet

· Cette mention est inscrite au centre de la page, entre les références (s'il y a lieu) et l'appel. Dans le cas de la lettre à un ou à deux alignements, l'objet est placé contre la marge de gauche. Il est indiqué en gras ou souligné et prend la majuscule initiale.

Objet : Votre demande de renseignements

Objet : Votre carte Santé

À éviter :

Attention :

Concerne :

RE :

Sujet:

12. Appel

· L'appel (ou la formule de civilité) s'inscrit à gauche, contre la marge, est suivi d'une virgule et prend la majuscule.

Madame,

Monsieur,

Variantes :

· On peut employer « cher » ou « chère » quand on connaît bien le ou la destinataire.

Chère Madame,

Cher Jacques,

· Si la personne a un titre :

Monsieur le Ministre,

Madame la Déput´e,

Monsieur le Lieutenant-Gouverneur,

· Lorsqu'on s'adresse directement à une personne, l'usage veut que l'on mette la majuscule à son titre. (Je suis heureux de vous rencontrer, Monsieur le Premier ministre.) Dans tous les autres cas, le titre prend la minuscule. (J'ai rencontré le premier ministre.)

· Si l'on ne connaît pas le nom du destinataire, il est conseillé d'utiliser la formule impersonnelle :

Madame,
Monsieur,

Mesdames,
Messieurs,

Madame, Monsieur,

À éviter :

À qui de droit, (pour la lettre seulement)

Monsieur Giroux, (utiliser seulement « Monsieur »)

Cher Monsieur Giroux, (utiliser « Cher Monsieur » ou
« Cher Jean-Louis »)

13. Corps de la lettre

· Chacun des paragraphes de la lettre doit véhiculer une idée bien précise. L'introduction établit le contact avec le destinataire. Les paragraphes qui suivent exposent le message que l'on désire transmettre. La conclusion sert à faire le point. Elle est suivie de la salutation finale.

Quelques formules d'introduction :

En réponse à votre lettre du...

J'ai le plaisir de vous informer que...

Vous trouverez ci-joint...

J'ai bien reçu votre lettre du... et vous en remercie.

J'accuse réception de votre demande de subvention...

Nous avons le regret de vous informer que...

Nous vous remercions de votre lettre du...

Pour faire suite à votre lettre du...

À la suite de votre discours du...

Permettez-moi de vous féliciter de...

À éviter :

Suite à...

Il me fait plaisir de...

Quelques formules de conclusion:

Vous comprendrez que...

Dans ces circonstances,...

En terminant,...

En conclusion,...

Il est à souhaiter que...

En conséquence,...

Tout bien considéré,...

À éviter :

les formules de conclusion commençant par un participe présent seul. Par exemple, au lieu d'employer l'expression :

Attendant de recevoir votre requête complète...

utiliser :

En attendant de recevoir... »

ou encore

« Dans l'attente d'une requête complète... »

14. Salutation finale

· Elle se met en fin de lettre, après la conclusion.

· La formule doit :

• être simple;
• être adaptée au titre du correspondant et à la nature des relations que l'on entretient avec lui;
• reprendre la formule d'appel (Monsieur, Madame la Ministre, etc.).

Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de mes sentiments les meilleurs.

Veuillez agréer, cher collègue, mes salutations les plus cordiales.

Je vous prie d'agréer, Madame la Ministre,l'assurance de ma haute considération.

En espérant que vous pourrez comprendre la situation, je vous prie de recevoir, Madame, l'assurance de mes sentiments les meilleurs.

Variantes :

Les formules « Cordialement », « Bien à vous », « Amitiés », « Amicalement », sont parfaitement acceptables si l'on connaît bien le destinataire ou si elles sont utilisées dans les lettres courtes et la correspondance courante. Elles sont à éviter dans la correspondance administrative et dans la correspondance aux ministres, aux sous-ministres et aux hauts fonctionnaires.

À éviter :

Sincèrement,

Sincèrement vôtre,

Cordialement vôtre,(anglicismes)

15. Signature

. règle générale

· La signature se situe quelques interlignes au-dessous de la formule de salutation, alignée sous la première lettre de la mention du lieu ou de la date.

· Si le signataire occupe une fonction unique au sein d'une unité organisationnelle, cette fonction est indiquée au-dessus de la signature.

La directrice des communications,

Gilberte Lesage

À noter la virgule entre la fonction et le nom de la personne.

· Dans le cas où plusieurs titulaires occupent un poste identique au sein d'une unité organisationnelle, la fonction est mentionnée après le nom de la personne. Il y a, dans ce cas, deux façons de présenter la signature, selon les exemples suivants.

Paul Fournier,
traducteur

À noter la virgule entre le nom du signataire et sa fonction.

Jeanne Larose
Conseillère financière

· Nous recommandons l'emploi de la minuscule pour tous les titres de fonction, comme pour tout autre nom commun.

a. signature par un intermédiaire

La personne autorisée par son supérieur à signer en son nom doit inscrire « Pour » devant le nom de la fonction de son supérieur.

Pour le directeur des communications,

Jean-Paul Desrochers,
agent d'information

La personne qui assume les fonctions d'une autre personne ou qui est officiellement autorisée à signer le nom de celle-ci signe par procuration (p.p.).

Le directeur des communications,

p.p.

Jean Leblanc

16. Indications supplémentaires

Les indications supplémentaires sont facultatives et toujours placées en bas de page.

. initiales d'identification

· Il s'agit des initiales de la personne qui a écrit la lettre (en majuscules) et de celle qui l'a tapée (en minuscules).

AB/cd

a. pièces jointes

· On indique ainsi que des documents accompagnent une lettre.

p.j.

· On peut faire suivre la mention « p.j. » du nombre de documents joints (entre parenthèses) :

p.j.(2)

ou énumérer les pièces :

p.j.  copie du contrat

étude de faisabilité

b. copie conforme

· Cette mention donne le nom des personnes auxquelles une copie de la lettre a été envoyée. On fait suivre la mention du nom des personnes.

c.c. M^meAline Dupuis

M. Jacques Deschamps

c.c. M. Bruno Turcotte, Service des relations publiques

c. post-scriptum

· Il se place après la signature et sert à souligner un point important et non à pallier un oubli dans la lettre. La mention « P.-S. » est suivie d'un tiret et non pas de deux points.

P.-S. – Il serait préférable de n'informer personne de cette décision avant la date de confirmation.

d. transmission confidentielle

· Mention équivalant au « blind copy » anglais, qu'on indique sur la copie, mais non sur l'original. On peut l'abréger « t.c. », mais il est préférable de l'écrire en toutes lettres.

Transmission confidentielle

Lettre à un alignement

Lettre à deux alignements

Lettre à trois alignements

B- Le communiqué

Le communiqué a pour but de transmettre des renseignements précis sur un sujet donné. Les communiqués les plus utiles et les plus efficaces sont souvent les plus courts.

Le communiqué permet d'informer le public par le biais des médias. Le texte ne devrait comporter que des renseignements pertinents, énumérés dans un ordre d'importance décroissant. L'entrée en matière doit permettre de capter l'intérêt du lecteur tout en indiquant l'essentiel du message à transmettre.

La présentation du communiqué doit également refléter les objectifs de clarté et de précision qui s'appliquent au contenu du texte. Le communiqué doit contenir les renseignements suivants :

e. la provenance

Elle est indiquée dans l'en-tête. Il est également d'usage de mentionner la ville d'où le communiqué est publié au début du texte.

f. l'avis de publication

Placé dans le coin supérieur droit, il indique à quel moment le communiqué doit être publié (ex. : Pour publication immédiate ou Pour publication à 15 h, le 15 février 2007).

g. le titre

Il doit être le plus court possible et figurer en gras et en lettres majuscules. Si le titre du communiqué est long, utiliser un sous-titre.

h. l'indicatif de fin de message (-30-)

Il signifie que le texte est terminé et s'inscrit après celui-ci, au centre de la page.

i. les renseignements complémentaires

On indique en dessous de l'indicatif de fin de message les coordonnées de la personne à contacter pour obtenir plus de renseignements. Exemple :

Exemple :

Renseignements :
Juliette Sirois, Direction des communications, 416 327-7777

Parfois, cette indication est remplacée par un simple lien vers des pages Web fournissant des renseignements complémentaires.

À éviter :

Contact :

j. adresse du site Web

À la fin du communiqué, on indique au milieu de la page l'adresse du site Web du ministère ou de l'organisme concerné (voir les exemples qui suivent).

Noter que le premier exemple montre la présentation à suivre pour les communiqués ministériels et le second, celle pour les communiqués du Cabinet du Premier ministre.

Modèles de communiqués

Première exemple :

Deuxième exemple :

C - La note de service

Comme le communiqué, la note de service sert à transmettre un message court et précis. Le texte doit donc être clair et concis.

La note de service permet de faire le point sur un sujet donné. Elle comporte des observations ou des remarques qui informent le lecteur de l'état d'une situation ou d'un dossier.

La note de service devrait contenir les renseignements suivants :

k. le titre : « Note de service »

· Il s'inscrit contre la marge de gauche, en majuscules.

NOTE DE SERVICE

l. le nom et le titre du ou des destinataires

· « DESTINATAIRE » s'inscrit contre la marge de gauche, en majuscules, et est suivi du deux-points et du nom de la ou des personnes auxquelles le message s'adresse.

DESTINATAIRE : Monsieur Guy Archambault,directeur

DESTINATAIRES : Coordonnateurs des services en français

m. À éviter :

n. À : (pour DESTINATAIRE)

o. le nom et le titre de l'expéditeur ou de l'expéditrice

· « EXPÉDITEUR » ou « EXPÉDITRICE »  s'inscrit contre la marge de gauche, en majuscules, et est suivi du deux-points et du nom et du titre de la personne qui rédige la note.

EXPÉDITEUR :

Paul Giguère, traducteur Ministère de l'Environnement

· Il est à noter que le nom et le titre de l'expéditeur peuvent figurer en bas de la note plutôt que dans l'en-tête. Dans un tel cas, l'inscription est semblable à celle utilisée pour la signature d'une lettre. Lorsqu'on choisit de placer cette inscription dans l'en-tête, la note porte habituellement la signature manuscrite de l'expéditeur.

Variante :  le nom de l'entité administrative peut être omis si la note est interne.

À éviter :

DE : (pour EXPÉDITEUR ou EXPÉDITRICE)

p. la date

· La mention « DATE » s'inscrit contre la marge de gauche, en majuscules, et est suivie du deux-points et de la date d'envoi.

DATE :  Le 2 novembre 2000

DATE :  Le jeudi 2 novembre 2000

q. À éviter :

r. DATE : Jeudi, le 2 novembre 2000

s. DATE : 2 novembre '00

t. l'objet

· La mention « OBJET » s'inscrit contre la marge de gauche, en majuscules, et est suivie du deux-points et de la référence directe au sujet du texte.

OBJET : Complément d'information sur le dossier D-107

u. la majuscule

· Dans la présentation de la note de service, on met conventionnellement la majuscule à la première lettre du mot qui suit le deux-points.

Modèles de notes de service

D - Les majuscules

v. titres de civilité et de fonction

· Dans le corps d'un texte, les titres de civilité et de fonction s'écrivent avec une minuscule.

Lors de ma rencontre avec l'honorable Marguerite Blais, ministre des Affaires intergouvernementales, nous avons discuté de...

Le directeur des communications a déclaré qu'il appuyait les nouvelles mesures.

· Toutefois, on met la majuscule initiale au titre lorsque l'on s'adresse directement à la personne.

J'ai rencontré le premier ministre, M. Pierre Dupont, et je lui ai demandé : « Monsieur le Premier ministre, quand sera déposé le prochain Budget de l'Ontario ? »

Je tiens à vous féliciter, Madame la Directrice, de votre intervention dans ce débat.

Permettez-moi, Monsieur le Maire, de vous remercier de vos encouragements.

· La majuscule est admise dans certains textes officiels à valeur protocolaire, administrative ou juridique, ou dans des écrits (notamment les lettres) caractérisés par la déférence ou la courtoisie.

w. divisions administratives

· Le nom d'une division administrative unique prend la majuscule initiale lorsqu'il est écrit en entier.

le Secrétariat aux Affaires des personnes aˆgées
la Direction des services aux ministères
les Services communs de l'Ontario
la Section de l'élaboration des politiques
le Service de traduction du gouvernement

· Toutefois, les noms de divisions administratives employés comme noms communs ne prennent jamais la majuscule.

Comparer « une direction des communications » ou « les directions des communications des ministères » avec « la Direction des communications du ministère de la Santé et des Soins de longue durée ».

· Lorsqu'on fait l'ellipse du déterminatif dans un texte où l'on a déjà mentionné le nom de la division administrative en entier, on peut alors mettre la majuscule au mot qui désigne la division administrative (ce que fait le Service de traduction du gouvernement), à condition que celui-ci soit précédé de l'article défini singulier.

La Direction des communications est importante. La Direction compte plusieurs services, dont le Service des publications.

x. ministère et ministre

· Dans le corps d'un texte, les mots « ministère » et « ministre » prennent la minuscule. On met la majuscule au nom déterminatif, c'est-à-dire au substantif qui qualifie le mot « ministère » ou « ministre ».

le ministère des Services à l'enfance et à la jeunesse
le ministère des Richesses naturelles
le ministère des Affaires civiques et de l'Immigration
le ministre de la Santé et des Soins de longue durée
la ministre déléguée aux Affaires francophones

· Lorsqu'on fait l'ellipse du déterminatif dans un texte où l'on a déjà mentionné le nom du ministère en entier, on peut alors mettre la majuscule au mot « ministère », mais seulement si celui-ci est précédé de l'article défini singulier.

À noter que le Service de traduction du gouvernement utilise la minuscule. Toutefois, les deux variantes sont correctes. Par souci d'uniformisation, l'important est de rester fidèle à son choix dans un même texte ou dans une série de textes.

Nous nous sommes informés des mesures prises au ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation et des Affaires rurales.

Le ministère a mis sur pied un programme de (...)
ou
Le Ministère a mis sur pied un programme de (...)

y. noms de peuples, de races et d'habitants

· Ces noms employés substantivement prennent la majuscule.

les Britanniques

les Canadiens anglais

les Franco-Ontariens (par contre, les francophones)

· Employés comme adjectifs, ils prennent une minuscule.

l'empire britannique

la littérature canadienne-anglaise

la culture franco-ontarienne

· Le substantif « Autochtone » prend la majuscule.

Les Autochtones du Nord-Est ont conclu une entente avec le ministère.

· Employé comme adjectif, il prend la minuscule.

les peuples autochtones

la culture autochtone

· Les expressions « Première nation » et « Premières nations » s'écrivent avec un p majuscule et un n minuscule dans tous les contextes.

la Première nation Mattagami

Les Premières nations de l'Ontario possèdent un riche patrimoine culturel.

· Noter que les majuscules prennent les accents (sauf dans la plupart des sigles et des acronymes).

z. noms d'édifices ou d'immeubles

· Normalement, dans les noms d'édifices en français, la première lettre du terme générique est en minuscule, tandis que celle de l'élément spécifique est en majuscule.

édifice Whitney

· Cependant, la première lettre du terme générique est en majuscule dans les contextes suivants : si le nom de l'édifice est employé en début de ligne ou s'il est employé sur une carte professionnelle, dans une liste, sur de l'affichage, sur un plan, un tableau ou un graphique.

Édifice Whitney

aa. noms géographiques (ou toponymes)

· Normalement, dans un texte suivi, la première lettre de l'élément générique d'un nom géographique (par exemple parc ou lac) est en minuscule.

le parc provincial de la Pointe McRae, le lac Supérieur

· Si un nom géographique est employé seul ou en début de ligne comme dans une liste, sur de l'affichage, de la signalisation routière,  une carte géographique, un tableau, graphique, ou une carte professionnelle, la première lettre du nom sera en majuscule.

Parc provincial de la Pointe McRae
Lac Supérieur
Les Grands Lacs

bb. Voir aussi la section sur les noms géographiques.

E- Les numéros de téléphone

Le Service de traduction du gouvernement (STG) recommande les consignes suivantes concernant la notation des numéros de téléphone et de télécopieur :

· Utiliser l'espace, et non les parenthèses, pour séparer les trois premiers chiffres formant l'indicatif régional des sept autres chiffres du numéro de téléphone, même si la composition des dix chiffres n'est pas obligatoire. Exemples : 416 123-4567, 613 123-4567, 519 123-4567, 807 123-4567.

En effet, en Ontario, depuis 2000, la composition locale des numéros à dix chiffres est obligatoire pour les indicatifs 905, 416, 289 et 647 dans la région de Toronto. Depuis juin 2006, la numérotation à dix chiffres s'applique pour les indicatifs régionaux 519, 613 et 705. À partir d'octobre 2006, ce sera également le cas pour le nouvel indicatif 226.

Il deviendra obligatoire dans la plupart des régions de l'Ontario de composer les dix chiffres pour effectuer un appel local (l'indicatif 807 et certaines autres petites localités demeurent une exception). Noter également qu'au Québec la composition des dix chiffres deviendra aussi obligatoire en octobre 2006 pour la plupart des localités où on utilise les indicatifs suivants : 418, 438, 450, 514 et 819.

Cette recommandation du STG suit les consignes actuelles fournies dans le cadre du Programme d'identification visuelle du gouvernement de l'Ontario ainsi que les règles énoncées par l'Office québécois de la langue française dans sa plus récente édition du Français au bureau (voir pages 57 et 189 de la 6^e édition). La recommandation du STG va dans le même sens que les directives de l'Alliance des télécommunicateurs, qui est un regroupement des fournisseurs de services de télécommunications au Canada.

· Employer le trait d'union pour séparer l'indicatif de central, c'est-à-dire les trois premiers chiffres d'un numéro de téléphone à sept chiffres, des quatre derniers chiffres. Exemple : 123-4567.

· Laisser un espace dans le cas des numéros d'appel  sans frais ou payants, selon les exemples suivants :
1 800 123-4567
1 888 123-4567
1 900 123 4567
1 976 123-4567

· Ne pas utiliser les points pour séparer les éléments des numéros de téléphone.

Même si la composition à dix chiffres n'est pas obligatoire partout au Canada, elle est acceptée pour l'ensemble du pays et sur le point de devenir la norme en Ontario. Par conséquent, il est bon d'adopter les directives ci-dessus pour tous les numéros de téléphone.

Noter que lorsqu'on veut mentionner un numéro de ligne téléphonique munie d'un appareil de télécommunications pour sourds, on doit utiliser l'abréviation ATS. Ce sigle est l'équivalent recommandé pour TTY, (abréviation du terme teletypewriter).

Exemple :

ATS : 416 123-4567

F - Dispositions législatives et titres de lois

Quand on fait référence à une disposition législative, on la cite de façon précise.  Exemples : l'article 116, le paragraphe 116 (2), l'alinéa 116 (2) b), la disposition 17 du paragraphe 6 (1).

Dans les lois et règlements de l'Ontario, les dispositions législatives se présentent comme dans les exemples suivants. Les subdivisions principales étant : partie (part), article (section), paragraphe (subsection), alinéa (clause), sous-alinéa (subclause), sous-sous-alinéa (sub-subclause). Exemple :

Dans certaines lois et certains règlements, on utilise également les subdivisions suivantes : disposition (paragraph), sous-disposition (subparagraph) et sous-sous-disposition (sub-subparagraph). Exemple :

Noter que les Règles (par exemple, les Règles de procédure civile) sont généralement subdivisées en règles et en paragraphes.

Pour plus de détails sur la rédaction législative, on peut consulter le Protocole de rédaction législative, publié par le Bureau des conseillers législatifs (voir bibliographie).

Abréviations

Quand on cite une loi, un règlement ou une disposition législative, on peut utiliser les abréviations suivantes :

Lois de l'Ontario - L.O. *
Lois refondues de l'Ontario - L.R.O. *
Règlements refondus de l'Ontario - R.R.O. *
Règlement de l'Ontario - Règl. de l'Ont.
Règlement - Règl.
chapitre - chap.
article - art.
paragraphe - par.

* Ces indications sont toujours suivies de l'année.
Exemples : L.R.O.  1990;  R.R.O. 1990; L.O. 2006

Formule ou formulaire?

Noter également que parfois des formules font partie des textes de lois ou de règlements. Bien qu'il soit correct, le terme « formule » ne doit être utilisé que dans ce contexte particulier. De façon plus courante, le terme  « formulaire » est à privilégier, que le document soit sous format papier ou électronique.

Titres de lois

L'usage au gouvernement de l'Ontario est d'indiquer les titres de lois en français en italiques. Cet usage est conforme à la pratique suivie par le Bureau des conseillers législatifs du ministère du Procureur général.

G - Les noms géographiques

On se demande souvent si on doit traduire les noms géographiques (ou toponymes) en français et quelles règles on doit suivre.  Pour connaître les règles générales régissant l'écriture des noms géographiques au Canada, on pourra se reporter au chapitre intitulé Les noms géographiques, du Guide du rédacteur, publié par le Bureau de la traduction (les abonnés à Termium Plus peuvent également consulter cet ouvrage en ligne).

Il est important de bien faire la différence entre les entités géographiques naturelles (lacs, forêts, etc.) et les entités géographiques administratives (localités,etc.). Les règles qui en régissent l'écriture ne sont,en effet, pas les mêmes.

Noter aussi que chaque entité géographique possède un nom officiel unique.

Les noms géographiques de l'Ontario

En Ontario, la consignation des noms géographiques propres à cette province et la formulation de recommandations relatives à l'approbation de ces noms relèvent de la Commission de toponymie de l'Ontario.  Le ministre des Richesses naturelles procède aux approbations. Il revient au ministère des Richesses naturelles de gérer la base de données centrale qui contient  tous les noms approuvés pour la province (approved names), c'est-à-dire les noms qui peuvent être utilisés par le gouvernement de l'Ontario. Les noms approuvés peuvent être de nature différente. Il existe, en effet, des noms officiels : c'est-à-dire des noms géographiques approuvés par l'autorité compétente, qu'elle soit provinciale, territoriale ou autre. Ces noms proviennent, en général, des traditions linguistiques anglaise, française ou autochtone. Il existe aussi des noms parallèles (alternate names), c'est-à-dire des noms qui ne sont pas officiels, mais qui sont utilisés couramment ou localement par la population francophone; et des équivalents français (French-text equivalents), qui sont des traductions ou adaptations créées par le ministère.

Ces diverses catégories de noms géographiques servent à des fins différentes. Le Groupe d'étude interministériel sur la toponymie bilingue a recommandé les règles suivantes pour le gouvernement de l'Ontario : 

gg. Dans les textes courants rédigés en français, la règle générale est d'utiliser les noms français approuvés, qu'ils soient officiels ou parallèles, ou qu'ils soient des équivalents. Exemples : rivière Delisle (nom officiel); rivière des Français (nom parallèle); île Outer Duck (équivalent français).

hh. Pour la signalisation routière, là où le bilinguisme est requis, on ne doit employer que les noms officiels et les noms parallèles approuvés. Exemples : Rivière Delisle (nom officiel); Lake Nipissing (nom officiel) /Lac Nipissing (nom parallèle).

ii. Pour les cartes géographiques du gouvernement de l'Ontario publiées en anglais ou faisant partie de publications bilingues où les texte français et anglais sont présentés côte à côte, la règle générale est de n'utiliser que les noms officiels (exemples : Rice Lake; Lac des Mille Lacs; Winisk River). Néanmoins, s'il existe aussi un nom parallèle approuvé, on doit également le mentionner, entre parenthèses,dans la mesure où l'espace le permet. Exemple : Detroit River (Rivière Détroit).

Si une carte fait partie d'une publication unilingue en français ou d'un document bilingue ayant une partie française distincte, on utilisera les noms français et appliquera donc la règle générale (n^o 1) pour les textes courants rédigés en français.

La base de données des noms géographiques de l'Ontario : Toponymes Ontario

Pour vérifier les formes françaises approuvées, consulter Toponymes Ontario (http://www.onterm.gov.on.ca/geo/entry_f.asp). Cette base de données, périodiquement mise à jour, a été constituée à partir du Lexique bilingue des noms géographiques de l'Ontario.

Minuscules et majuscules

Noter que pour l'affichage, la signalisation routière, les cartes et les plans, la pratique courante est de faire commencer les noms géographiques par une majuscule. Les exemples précédents, aux points 2 et 3, illustrent cette pratique. Voir aussi la section sur les majuscules.

Noms d'intérêt pancanadien

On peut consulter la liste complète des noms d'intérêt pancanadien dans le Guide du rédacteur du Bureau de la traduction. À titre d'information, en voici quelques-uns ci-dessous qui se rapportent à l'Ontario:

Abitibi Lake – lac Abitibi
Georgian Bay – baie Georgienne
Hudson Bay – baie d'Hudson
James Bay – baie James
Lake Erie – lac Érié
Lake Huron – lac Huron
Lake Michigan – lac Michigan
Lake Nipigon – lac Nipigon
Lake Nipissing – lac Nipissing
Lake of the Woods – lac des Bois
Lake Ontario – lac Ontario
Lake St. Clair – lac Sainte-Claire
Lake Superior – lac Supérieur
Lake Timiskaming – lac Témiscamingue
Niagara Falls – chutes Niagara
Ottawa River – rivière des Outaouais
Rainy Lake – lac à la Pluie
Rainy River – rivière à la Pluie
St. Lawrence River – fleuve Saint-Laurent

Noter que ces noms désignent des entités géographiques naturelles et non pas des entités administratives.

Bibliographie

DAGENAIS, Gérard. Dictionnaire des difficultés de la langue française au Canada, 2^e éd., Boucherville, les Éditions françaises, 1984, 538 p.

FOREST, Constance et Denis Boudreau. Le Colpron, le dictionnaire des anglicismes, 4^e édition, Beauchemin, 1998, 381 p.

GUILLOTON, Noëlle, et Hélène CAJOLET-LAGANIÈRE. Le français au bureau, 6^e éd., Québec, Les publications du Québec, 2005, 754 p.

GUILLOTON, Noëlle, et Hélène CAJOLET-LAGANIÈRE. Le français au bureau, 5^e éd., Québec, Les publications du Québec, 2000, 503 p.

Le nouveau Petit Robert, nouv. éd. amplifiée et remaniée, Paris, Dictionnaires Le Robert, 1993, 2467 p.

Le Robert et Collins : dictionnaire français-anglais, anglais-français, 3^e éd., Paris, Dictionnaires Le Robert, 1993, 886 p. et 962 p.

OFFICE DE LA LANGUE FRANÇAISE. Titres et fonctions au féminin : essai d'orientation de l'usage, 1986, 71 p.

ONTARIO. Ministère des Richesses naturelles. Lexique bilingue des noms géographiques de l'Ontario, Toronto, novembre 1995,  2 volumes, 432 et 499 p.

ONTARIO. Ministère des Richesses naturelles. Linguistic Treatment of French Geographical Names in Ontario: Principles and Procedures, Toronto.

ONTARIO. Bureau des conseillers législatifs. Protocole de rédaction législative, Toronto, 1991, 11 p.

SOCIÉTÉ CANADIENNE DES POSTES. Guide canadien d'adressage, Ottawa, 2004, 25 p.

TRAVAUX PUBLICS ET SERVICES GOUVERNEMENTAUX CANADA. Le guide du rédacteur, 2^e éd., Bureau de la traduction, 1996, 319 p.